Rozmawiamy z dr. Stephenem Venn z Katedry Zoologii Bezkręgowców i Hydrologii na Wydziale Biologii i Ochrony Środowiska Uniwersytetu Łódzkiego, który uczestniczył w przygotowaniu wniosków na konkurs COST Action 2024, a także brał udział w ocenie wniosków na konkurs UE MCSA.
Co było dla pana największym wyzwaniem?
Uczestniczyłem w dwóch konsorcjach w konkursie COST 2024. Byłem również zaangażowany w trzecie, które prawdopodobnie przygotuje wniosek na konkurs 2025. Z moich doświadczeń wynika, że największym wyzwaniem jest znalezienie dobrego konsorcjum, do którego można się dopasować i znalezienie własnej roli w nim.
Jak w takim razie powstaje konsorcjum?
Proces rozpoczyna się od uczestnictwa w konferencjach i angażowania się w sieci związane z zainteresowaniami badawczymi. Kiedy jesteś na konferencji, siedzenie cicho z tyłu i rozmawianie z kolegami z własnego uniwersytetu nie pomaga. Polecam jeździć na duże kongresy i małe spotkania. Pomocne jest również szukanie okazji do wspólnego pisania publikacji naukowych. Jeśli uda się spotkać grupę osób zainteresowanych wspólnym tematem i rozpocząć pracę nad manuskryptem to jest to dobry czas na poznanie siebie nawzajem, czy wypracowanie trybu pracy, który będzie służył rozwijaniu pomysłów.
W jaki sposób partnerzy konsorcjum dzielili się zadaniami podczas przygotowywania aplikacji?
Różni się to w zależności od konsorcjum i często zależy od lidera oraz jego trybu pracy. Zwykle zaczyna się od zgromadzenia grupy potencjalnych partnerów. Prowadzi się burzę mózgów na temat wniosku i opracowywuje wstępny plan. Następnie dokonuje się przeglądu sytuacji, rozpoznaje luki w wiedzy i szuka kolejnych partnerów z sieci, aby te luki wypełnić. W przypadku wniosków COST, konsorcjum zwykle opiera się na dużej sieci naukowców, którzy współpracują ze sobą od dłuższego czasu.
Jaka była pana rola w przygotowaniu wniosku do Akcji COST?
W jednym konsorcjum pracowałem z siecią, z którą byłem związany przez 11 lat. Byłem przyzwyczajony do pracy z większością partnerów i wziąłem odpowiedzialność za aspekty, którymi byłem zainteresowany i na których się znałem, takie jak rozwiązania oparte na przyrodzie, usługi ekosystemowe, zrównoważony rozwój.
Druga propozycja była dla mnie nowa. Było to duże konsorcjum, które z powodzeniem uzyskało finansowanie dla wniosku DUT (Driving Urban Transitions). Nawiązałem z nimi kontakt poprzez wydarzenie DUT i dołączyłem do ich wniosku. Po udanej współpracy zostałem zaproszony do przygotowania kolejnego wniosku w ramach Akcji COST. W tym przypadku pracowałem tylko w małej podgrupie partnerów z Polski, Norwegii i Danii, pracując nad małym podprojektem. Nie byłem zaangażowany w pozostałą część wniosku. W obu przypadkach pracowaliśmy głównie online.
Co było dla pana największym osiągnięciem?
W tym obszarze działania każdy sukces jest osiągnięciem. Warto analizować swoje sukcesy i wyciągać z nich wnioski, a także wyciągać wnioski z porażek. Największym osiągnięciem jest złożenie wniosku, z którego jest się zadowolonym. Osiągnięciem jest również zebranie dobrego konsorcjum i sprawienie, by działało dobrze, niezależnie od tego, czy wniosek jest dobry i czy w ogóle został złożony. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli nie jest się zadowolonym z wniosku, lepiej go nie składać. Jeśli jednak w ramach konsorcjum opracowano kilka fajnych pomysłów, dobrze jest poszukać innych możliwości ich wykorzystania i dalszego rozwoju. Może to być na przykład inny wniosek lub manuskrypt.
Jakie korzyści, osobiste i zawodowe, przyniosło panu uczestnictwo w przygotowaniu aplikacji?
Główną korzyścią jest rozwój umiejętności zarządzania i przywództwa. Wynikają one z bycia odważnym, angażowania się i podejmowania wyzwań. Niektórych z tych umiejętności można uczyć się na kursach. Uważam jednak, że najlepszym sposobem jest uczenie się poprzez działanie. Kiedy zaczynasz karierę akademicką, zazwyczaj masz dość wąski zakres umiejętności i zainteresowań. Dzięki angażowaniu w różne grupy można znaleźć nowe powiązania między własnymi badaniami a innymi dyscyplinami.
Ponadto, aby obecnie odnieść sukces w większości konkursów finansowanych przez UE, konieczne jest poświęcenie dużej uwagi powiązaniom między badaniami a polityką UE, wyzwaniami społecznymi itp. Najłatwiej jest to osiągnąć pracując w konsorcjach z ludźmi, którzy dobrze rozumieją politykę. Dobrym pomysłem jest również uczestnictwo w odpowiednich wydarzeniach, w szczególności w Brukseli. Mogą one pomóc w zaangażowaniu się w dialog na temat badań i polityki. Polecam również zarejestrowanie się jako ekspert w bazach danych UE i zaangażowanie się w ocenę wniosków. W ten sposób można dowiedzieć się dużo więcej o przygotowywaniu dobrych wniosków i unikaniu pułapek niż podczas jakiegokolwiek szkolenia.
Uczestniczył pan w ocenie wniosków w ramach naboru MCSA UE. Jak wygląda ten proces?
Proces składania wniosków jest bardzo rygorystyczny i ściśle kontrolowany. Każdy wniosek ocenia trzech ewaluatorów. Każdy ewaluator ocenia po kilka wniosków. Ja oceniłem sześć.
Protokół oceny jest obecnie standardowy dla większości instrumentów finansowania UE. Główne kategorie to doskonałość, oddziaływanie i wdrożenie. W ramach każdej kategorii istnieje szereg punktów do oceny. Pierwszym etapem jest napisanie komentarzy i określenie słabych stron wniosku. Następnie wszyscy trzej ewaluatorzy oceniający dany wniosek pracują wspólnie nad raportem. Gdy treść jest uzgodniona, przydzielamy punktację.
Należy pamiętać, że kryteria oceny są wykorzystywane do projektowania formularzy zgłoszeniowych, więc formularz prowadzi lidera do dostarczenia dokładnie takiego obrazu, jaki jest potrzebny oceniającym do przeprowadzenia oceny. Liczba wniosków, które są imponujące, ponieważ pomysł jest dobry i dobrze opracowany, a także dobrze wypełnione są wszystkie sekcje formularza zgłoszeniowego, jest bardzo niewielka.
Jest wiele wniosków, które podobają się oceniającym, jednak potem okazuje się, że jedna lub dwie sekcje nie są dobrze wypełnione i wówczas wniosek nie ma szans na finansowanie. Traci zbyt wiele punktów. Jak nas poinstruowano, głównym zadaniem oceniających jest odróżnienie doskonałych wniosków od bardzo dobrych. W ostatnim naborze COST była ogromna liczba wniosków (złożono ponad 1000 wniosków, z czego tylko 70 zostanie sfinansowanych), więc tylko wnioski, które doskonale odnoszą się do wszystkich części formularza aplikacyjnego, będą miały szansę na sfinansowanie. Należy też pamiętać, że wykształcenie akademickie ewaluatorów jest różne. Większość z nich skupia się na konkretnych aspektach, a innym poświęca mniej uwagi. Oznacza to, że proces oceny jest subiektywny. Bardzo często każdy z nas ma inne pomysły na to, które propozycje są najlepsze. Najsłabsze propozycje są zazwyczaj łatwo rozpoznawalne dla wszystkich.
Co należy zrobić, aby przygotować dobry wniosek i zwiększyć swoje szanse na sukces?
Jeśli chce się mieć szansę na uzyskanie finansowania, trzeba bardzo uważnie zapoznać się z uwagami dotyczącymi przygotowania wniosku i podać wszystkie informacje, o które jest się proszonym w formularzu. Należy upewnić się, że w każdym punkcie jest dokładne odniesienie się do każdego aspektu i wszystko jest jasno wyjaśnione. Ważne jest również, by przekroczyć wymagany poziom i wyróżnić się z ogromnej liczby dobrych wniosków. Najbardziej imponujące wnioski to te, które znacznie przekraczają minimalny wymagany poziom opisany w uwagach. Samo zaznaczanie pól nie zapewni finansowania: trzeba być innowacyjnym.
Co powiedziałby pan osobom, które rozważają udział w Akcji COST?
Obecnie finansowanie badań naukowych w UE jest dość ujednolicone. Istnieje wiele różnych instrumentów finansowania, ale kontekst polityczny, proces oceny i protokoły są bardzo podobne. To, czego nauczysz się z jednego instrumentu, pomoże ci w innym. Uzyskanie finansowania z UE wymaga ciężkiej pracy. Zachęcam do zaangażowania się w takie działanie przy pierwszej nadarzającej się okazji.
Osobiście wolę przewodzić konsorcjom. Wynika to z faktu, że mam szerokie sieci kontaktów, lubię pracować zespołowo i jestem szczególnie zainteresowany pracą koncepcyjną. Kierując konsorcjum, mogę wybrać kogo włączyć do zespołu i zbudować zespoły z ludzi, którym ufam i wiem, do czego są zdolni. Mogę także w znacznej mierze wpływać na treść wniosku. Natomiast jeśli wejdę w nowe konsorcjum, z wieloma osobami i liderem, którego nie znam, wtedy ryzyko jest większe. Przy czym jest to jedyny sposób na poszerzenie swojej sieci kontaktów, zwłaszcza na początku. Zresztą zawsze można zrezygnować, jeśli nie czuje się dobrze w danym konsorcjum.
Radzę również nigdy nie dołączać do konsorcjum, które przygotowuje wniosek na termin, który jest krótszy niż trzy miesiące, chyba że naprawdę mają bardzo dobrze opracowany wniosek. Istnieje wiele małych instrumentów, takich jak ERASMUS, DUT, Biodiversa+ itp., w których można pracować z dość małymi konsorcjami nad konkretnymi pomysłami. To dobry sposób na początek.
Działania COST są świetnymi mechanizmami ułatwiającymi współpracę w stosunkowo dużych sieciach, z których można opracowywać wnioski do dużych projektów np. w ramach programu Horyzont Europa. Jeśli chce się odnieść sukces w badaniach finansowanych przez UE, trzeba współpracować i angażować się w odpowiednie sieci. Jeśli znajdzie się sieci, które są w stanie przygotować dobre wnioski COST, będą one miały duży potencjał, aby przyspieszyć karierę naukową na wiele sposobów.
Materiał: dr Stephen Venn, Katedra Zoologii Bezkręgowców i Hydrobiologii, Wydział Biologii i Ochrony Środowiska UŁ
Redakcja: Kamila Knol-Michałowska, Centrum Promocji Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska UŁ